用Google docs統計年度花費

提供不同類型的消費記錄，好像已經是信用卡的標準功能。不過一來類型不符合自己需求，二來只能記錄單一信用卡的消費，談不上完整。從去年起，我就試著用Google docs來做統計。記錄了一整年，覺得越來越順手，可以和大家分享一下。當然，同樣的方法也用Excel或Open Office實做，詳細程度或分類也可以更個人化，就看個人的喜好了。

以下的說明，可以對照這個範例文件。點入後也能從文件左上角的選單，複製一份回自己的帳號(File > Make a copy)修改使用。以下就是四個sheet的說明及建立步驟。

1. 依類型列出各種預算 (參照sheet: 4.預算類型)

第一個步驟，就是想想自己要記錄那些類型的預算，以及推估每個月的預算。這樣的目的一來可以追踪各類型支出比例，也能控制每個月可支出的所得。從範例來說，每個月會固定支出的開銷有11大類，共計9,600，每個月的支出就是800上下。另外四類則是年度的非固定支出，有可能會視年終、獎金多寡調整，而且這四類的支出也不需要逐月檢視。有些想要但今年編不出預算的東西，也可以列到明年的wish list中。

2. 記錄支出 (參照sheet: 1.花費記錄)

這個sheet雖然是第二個建立，但是因為最頻繁用到，所以我放在最左邊(文件開啟後預設的sheet)。

當每個月收到不同的帳單後，就依照類型將總金額填入。

• 可以在後面備註購買的東西和價格供日後參考。
• 有分期付款，也能註明期數。
• 現金回饋的金額也記下累計金額。可以比較回饋的比例，集中較有利的卡消費。

現金就比較麻煩了。我的方法是，提款後以千元為單位記錄，如果有非生活費的支出則另外用手機app記錄(例如加油保養、理髮)，每個月再統計一次。例如一月共領了2,000，最後可能1,500是生活費、300交通、200美容。不然連三餐、飲料都要記錄，我覺得太累了。

這個表的下方，可以把已發生但未記錄花費列上，避免日後忘記；也可以先將未來幾個月的月份先列上，方便之後月開支的表的呈現。

3. 類型檢視 (參照sheet: 2.類型檢視)

如果前面兩個表都做完了，理論上這個表的內容，包含圓餅圖，都會自動產生及更新了。

這個表用的是Google docs樞紐分析(Pivot table)的功能，讓電腦整理出各類型支出。這裡也用到跨table的vlookup，抓出"預算類型"中相對應類型的預算，並計算目前的執行率。排序的方式是用花費多寡排序，讓最大的花費一目了然。

我的預算項目中有一類是代墊。因為我希望信用卡的消費能包含代墊款項、如實記錄，計算出來的現金回饋比例才準確。但是代墊款項不是我個人的實際花費，所以我在這個表中有使用過濾條件將代墊濾除。

4. 月份檢視 (參照sheet: 3.月份檢視)

同樣的，這個表的內容也會自動產生。在花費記錄中可以列上未來的月份，是讓這張表的欄位固定，也才能讓計算現金回饋的公式正常顯示。現在信用卡的額外活動越來越多，以富邦和永豐兩張卡的實際例子來說，2014整年下來，回饋比率都比當時說的千分之6.6~7來得好，沒有記錄下來，真的不知道從何比較。

右邊的總和，這是可以和每月的預算比較，看看是否有超支狀況。

雖然過去一直有對現金記帳，信用卡的花費卻沒有特別留意。有了這個表後，我才發現信用卡的支出比實際想像高。透過年初編列預算，也對各類型的花費更有想法。這樣的整理我覺得很有幫助，也希望對你有幫助。