檔案分享與傳遞服務- Dropbox

Dropbox這個服務推出已經有好一陣了，網路上推薦或教學文章都不少。不過之前沒有強烈的需求就遲遲沒有使用，直到最近看到紀念Dropbox君這篇文章，知道中國GFW把Dropbox擋了，才更覺得這種會被和諧的服務必有其好用之處(中國政府肯定沒想到GFW有這種反指標功能)，才開始開始使用。一用之下還真的欲罷不能，因為實在太好用了。網路上已經太多如何使用的介紹文章了，我就換個角度來說，Dropbox適合哪些人好了。

1. 同一Dropbox使用者，兩台電腦以上的同步
這是一般網路上最常推薦的情境。當安裝完畢後，會自動產生My Dropbox這個資料夾。在這資料夾下的所有檔案，都會自動透過Dropbox的雲端服務，上傳到網路，並自動下載到同一個帳號在其他電腦的My Dropbox資料夾。舉例來說，如果家裡和公司電腦都安裝了Dropbox，那麽不管音樂、照片、文件，都可以透過My Dropbox資料夾做到完全的同步，不用擔心在某處的修改忘記copy，造成檔案不一致的狀況。

2. 不同Dropbox使用者，兩台以上的同步
上班族可能都已經習慣用網路芳鄰或是公司架設的網路共用磁碟機來分享檔案了，但是如果是在區域網路外的親朋好友，可能還是得透過FTP或其他網路分享的方式來分享。這麼做的麻煩有兩種，一是要透過主動登入的方式才能取得檔案，二是除非每次都上去檢查，否則不確定自己之前下載的是否為最新版。透過Dropbox的分享功能，可以對不用資料夾做不同朋友的邀請(例如家人、朋友群A、朋友群B)，邀請人就會收到如下的邀請通知。這樣的安全措施，也可以確保收到邀請函的人知道該資料夾的擁有者是誰，減少惡意詐騙發生機會。



確定接受邀請後，就會看到不同的資料夾圖示。在分享的資料夾中，所有成員都會存取完全相同的資料，要分享工作進度、資料蒐集...就更方便了。



3. 對非Dropbox使用者的檔案分享
過去要傳檔案給朋友的話，小檔案能透過email直接傳送，大檔案則需要用Yousendit之類的服務。這類服務除了需要特地去上傳外，可能還要再度造訪該網站才能取得相同URL分享給其他朋友，甚至，某些網站會限制檔案保留時間，過期後又要重新上傳。在Dropbox，檔案在放到Public資料夾就會自動上傳。需要分享時，只需要透過右鍵選單，就能取得URL，直接分享給朋友，非常方便。



另外，如果是放到預設的Photos這個資料夾，還會自動產生這樣類似線上相簿的顯示介面。當然，純就照片分享來說，這樣的功能算是陽春，但是對入門使用者來說，也算夠用了。而且每本相簿(資料夾)的URL後面會自動加上一組亂數，除非使用者主動分享該相簿，路人想從user ID去窺視非分享的相簿也不是那麼容易的。




Dropbox用更方便的方式，一次解決我的兩種需求: 一種是在學校時用的DriverHQ，除了可以持續異地備援外，還能透過web介面，從沒有安裝特別軟體的電腦上取得檔案；二是Gmail draft or USB drive做臨時的檔案交換。

不過除了優點外，還是有兩個狀況需要使用者自行注意。

1. 自己的檔案備份
雖然Dropbox提供了備份，甚至檔案版本差異的記錄，使用者還是不能因而停止自己的檔案備份。眼尖的朋友可能已經看出來，我的做法是，在安裝時把My Dropbox這個資料夾指定(事後也能從Preferences修改)到會定期透過Allway sync備份的資料夾(Alan)中。如此一來，就能在不調整備份習慣的狀況下，保持定期的檔案備份。

2. 資料安全性
"不想讓別人知道的檔案就不要放到網路上"已經是老生常談了，在Dropbox也是。雖然他透過公開/不公開資料夾及邀請/參數保護...等方式讓使用者對其他人分享不同的內容，但是網路世界不能排除因為系統錯誤、密碼遺失、惡意使用者入侵...等狀況造成的資料外洩。認為不能公開的資料，還是不要放進來最保險。

最後要說的是，Dropbox目前給免費使用者的空間是2GB(可以是零散的2GB檔案，也可以是單一的大檔案)。只要推薦一位朋友，可以得到250MB的額外空間，最多8GB，也就是最多可以有10GB的免費使用空間。現在才要申請的朋友，請點選這裡申請，贊助我一點空間吧。